4 Fitur Microsoft Teams yang Jarang Diketahui, Bisa Bikin Rapat dan Kerja Lebih Praktis

Microsoft Teams tidak hanya menyediakan layanan percakapan dan panggilan video untuk kebutuhan pekerjaan. 

Platform kolaborasi milik Microsoft ini juga memiliki sejumlah fitur yang dapat membantu pengguna mengatur rapat, mengurangi gangguan suara, hingga menemukan kembali pesan yang belum sempat dikirim.

Meski kerap digunakan untuk komunikasi kantor, tidak semua pengguna mengetahui berbagai kemampuan tersebut. 

Padahal, beberapa fitur dapat membantu meningkatkan kenyamanan dan efisiensi pekerjaan, terutama bagi mereka yang sering mengikuti rapat daring atau bekerja secara jarak jauh.

Microsoft menyebut Teams memiliki lebih dari 320 juta pengguna aktif bulanan.

Seiring perkembangan platform tersebut, berbagai pembaruan terus dihadirkan untuk mendukung kebutuhan komunikasi dan kolaborasi.

Berikut empat fitur Microsoft Teams yang patut diketahui beserta cara menggunakannya.

1. Countdown Timer, Bantu Rapat Selesai Tepat Waktu

Rapat daring yang berlangsung lebih lama dari jadwal sering menjadi kendala, terutama ketika terdapat banyak peserta yang harus menyampaikan materi.

Untuk membantu mengatur durasi pembahasan, Microsoft Teams menyediakan fitur penghitung waktu mundur atau countdown timer yang mulai diperkenalkan pada pertengahan 2025.

Pengguna yang memiliki izin sebagai penyaji dapat mengaktifkannya dengan memilih menu More pada bilah alat rapat, kemudian menekan opsi Timer.

Setelah itu, durasi penghitung waktu dapat diatur hingga maksimal 100 menit. 

Timer akan muncul di bagian kiri atas layar rapat dan dapat dilihat oleh peserta yang memiliki hak sebagai penyaji.

Ketika waktu hampir habis, tampilan penghitung waktu berubah menjadi merah. Saat durasi berakhir, timer akan berkedip sebagai pengingat.

Pengguna juga dapat mengubah atau membatalkan penghitung waktu setelah diaktifkan. 

Namun, fitur ini hanya tersedia untuk rapat terjadwal, bukan webinar, siaran langsung, atau panggilan spontan.

2. Voice Isolation, Kurangi Suara Bising Saat Rapat

Mengikuti rapat daring dari rumah atau kantor terbuka terkadang membuat suara pengguna terganggu oleh percakapan orang lain, hewan peliharaan, atau kebisingan di sekitar.

Microsoft Teams menyediakan fitur Voice Isolation yang memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) untuk membantu mengurangi suara latar dan memprioritaskan suara pengguna saat berbicara.

Sebelum menggunakan fitur ini, pengguna perlu membuat profil suara melalui pengaturan Teams.

Caranya, buka menu tiga titik pada bagian atas aplikasi, masuk ke Settings, lalu pilih Recognition dan Create a voice profile.

Selanjutnya, tekan Start voice capture, bacakan paragraf singkat yang disediakan, kemudian pilih End voice capture untuk menyelesaikan proses perekaman.

Setelah profil suara dibuat, pengguna dapat mengaktifkan atau menonaktifkan Voice Isolation melalui menu di samping ikon mikrofon saat mengikuti rapat atau panggilan.

Fitur ini dapat membantu menjaga kejernihan komunikasi, terutama ketika pengguna tidak memiliki ruangan khusus yang tenang untuk bekerja.

3. Live Transcription, Baca Kembali Percakapan Rapat

Tidak semua informasi dalam rapat mudah diingat, terutama ketika pembahasan berlangsung panjang atau peserta harus mengerjakan beberapa tugas sekaligus.

Microsoft Teams memiliki fitur Live Transcription yang mengubah percakapan rapat menjadi teks hampir secara langsung.

Fitur yang diperkenalkan pada 2021 ini memungkinkan pengguna membaca kembali pembicaraan selama rapat berlangsung. Transkrip juga dapat diakses setelah rapat selesai apabila tersedia sesuai pengaturan penyelenggara dan kebijakan organisasi.

Selain mencatat isi pembicaraan, sistem dapat membedakan pembicara sehingga peserta lebih mudah memahami siapa yang menyampaikan informasi tertentu.

Untuk mengaktifkannya, penyelenggara atau penyaji rapat dapat membuka menu tiga titik pada bilah alat, kemudian memilih opsi transkripsi.

Seluruh peserta akan menerima pemberitahuan ketika transkripsi dimulai. 

Pengguna juga dapat menonaktifkan atribusi nama pembicara melalui pengaturan aksesibilitas jika tidak ingin identitasnya ditampilkan dalam transkrip.

Namun, ketersediaan fitur ini bergantung pada pengaturan administrator Microsoft Teams di masing-masing organisasi.

4. Drafts, Temukan Pesan yang Belum Sempat Dikirim

Kesibukan pekerjaan sering membuat pengguna berpindah dari satu percakapan ke percakapan lain sebelum menyelesaikan pesan yang sedang ditulis.

Akibatnya, pesan yang belum terkirim bisa terlupakan atau sulit ditemukan kembali ketika dibutuhkan.

Sejak Maret 2026, Microsoft Teams mempermudah pencarian pesan yang masih tersimpan sebagai draf melalui fitur Drafts.

Fitur tersebut dapat diakses dari panel percakapan di sisi kiri aplikasi Teams. Pengguna akan melihat daftar pesan yang sebelumnya sudah mulai diketik, tetapi belum dikirim.

Dengan begitu, pengguna tidak perlu membuka satu per satu percakapan untuk mencari pesan yang tertunda.

Setelah menemukan draf yang diinginkan, pengguna dapat kembali ke percakapan asal untuk melanjutkan penulisan atau menghapus draf jika sudah tidak diperlukan.

Keempat fitur tersebut menunjukkan Microsoft Teams memiliki fungsi lebih luas daripada sekadar aplikasi rapat video dan percakapan kantor.

Dengan memanfaatkan fitur yang sesuai kebutuhan, pengguna dapat mengatur waktu rapat dengan lebih baik, meningkatkan kualitas komunikasi, serta mengurangi pekerjaan berulang akibat gangguan atau pesan yang tertunda.