Grab Terintegrasi dengan Concur Expense, Klaim Perjalanan Dinas Bisa Tercatat Otomatis

Grab For Business mengintegrasikan layanannya dengan Concur Expense dari SAP Concur untuk mengotomatisasi pencatatan biaya perjalanan bisnis, pemesanan makanan, hingga pengantaran bagi perusahaan di Asia Tenggara.

Integrasi tersebut memungkinkan transaksi yang memenuhi syarat melalui Work Profile di aplikasi Grab secara otomatis tercatat di Concur Expense. 

Dengan demikian, karyawan tidak perlu lagi memasukkan satu per satu pengeluaran tersebut secara manual ketika menyusun laporan biaya perjalanan dinas.

Bagi perusahaan, integrasi itu ditujukan untuk memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap pengeluaran karyawan sekaligus membantu memastikan biaya perjalanan sesuai dengan kebijakan internal.

Regional Head of Grab For Business Valerie Khoo mengatakan perjalanan bisnis masih menjadi bagian penting bagi perusahaan untuk membangun hubungan dengan pelanggan, menjangkau pasar baru, dan menjalankan kegiatan operasional.

“Namun, masih banyak perusahaan yang mengelola perjalanan dan pengeluaran melalui sistem yang terpisah-pisah. Selain menambah pekerjaan administratif, kondisi ini juga membuat perusahaan lebih sulit mendapatkan gambaran menyeluruh atas pengeluarannya,” kata Khoo.

Menurut dia, integrasi dengan SAP Concur menghubungkan mobilitas bisnis dan pengelolaan pengeluaran dalam proses yang lebih terintegrasi.

“Perusahaan dapat mengotomatisasi pelaporan biaya sekaligus memperoleh visibilitas dan kontrol yang lebih baik atas pengeluaran perjalanan bisnis,” ujarnya.

Integrasi tersebut hadir ketika aktivitas perjalanan bisnis di Asia Pasifik terus tumbuh. Global Business Travel Association (GBTA) memproyeksikan kawasan ini tetap menjadi pasar perjalanan bisnis terbesar di dunia pada 2026.

Total pengeluaran perjalanan bisnis Asia Pasifik diperkirakan mencapai 700,9 miliar dolar AS atau sekitar Rp12,3 ribu triliun pada tahun ini. 

Indonesia menjadi salah satu pasar yang disebut mencatat pertumbuhan kuat. GBTA memproyeksikan nilai perjalanan bisnis di Indonesia tumbuh 12,6%.

Meningkatnya aktivitas tersebut turut memperbesar kebutuhan perusahaan untuk mengelola berbagai pengeluaran dengan frekuensi tinggi, mulai dari transportasi darat hingga konsumsi selama perjalanan dinas.

Riset Grab For Business bersama GBTA menemukan 95% pelaku perjalanan bisnis di Asia Tenggara menggunakan layanan ride-hailing seperti Grab untuk keperluan perjalanan bisnis. 

Namun, baru 58% perusahaan yang disebut memiliki mekanisme khusus untuk mengelola penggunaan layanan tersebut dalam program perjalanan bisnis mereka.

Persoalan lainnya muncul ketika karyawan harus mengurus laporan pengeluaran setelah perjalanan selesai. 

Sebanyak 57% pelaku perjalanan bisnis dalam riset tersebut menunda pengajuan laporan pengeluaran atau klaim reimbursement, atau menganggap proses itu sebagai beban administratif.

Hampir separuh responden bahkan membutuhkan waktu lebih dari 20 menit untuk menyelesaikan satu laporan pengeluaran setelah perjalanan bisnis.

Grab For Business dan SAP Concur mencoba mengurangi proses manual tersebut dengan menyinkronkan transaksi yang memenuhi syarat secara otomatis.

Bukti transaksi perjalanan, pemesanan makanan, dan layanan pengantaran melalui Work Profile Grab dapat masuk ke Concur Expense tanpa harus dimasukkan kembali satu per satu oleh karyawan.

Integrasi tersebut dapat mengurangi pekerjaan administratif ketika karyawan membuat laporan biaya. 

Sementara bagi tim keuangan, pencatatan dalam satu sistem memberikan visibilitas lebih besar untuk memantau dan mengendalikan pengeluaran perjalanan bisnis.

Meski demikian, otomatisasi tersebut bukan berarti seluruh transaksi Grab pribadi pengguna otomatis masuk ke sistem perusahaan. 

Integrasi berlaku terhadap transaksi yang memenuhi syarat dan dilakukan melalui Work Profile di aplikasi Grab.

Integrasi Grab For Business dengan Concur Expense kini tersedia melalui SAP Concur App Center untuk pelanggan Grab For Business di Asia Tenggara.