Cara Tokopedia optimalkan teknologi selama WFH

Tepat satu tahun Indonesia dilanda pandemi. Artinya sudah satu tahun pula Tokopedia menerapkan kebijakan Work From Home. Mengambil kebijakan tersebut bukanlah hal yang mudah. Selain membutuhkan persiapan yang matang guna mendukung kinerja Nakama (karyawan Tokopedia) dapat tetap maksimal, tim IT Tokopedia juga perlu memastikan bahwa Nakama dapat menggunakan sistem yang terintegrasi dan efektif. 

Melalui acara START Summit Extension yang diadakan pada 23 Maret 2021, Tokopedia Academy kembali mengajak para pegiat teknologi untuk berdiskusi bersama para ahli di bidangnya. Kali ini, START Summit Extension menghadirkan dua tim teknologi Tokopedia yaitu Chrystiadi Harris, Head of Engineering Tokopedia dan Ade Putra, Software Engineering Lead Tokopedia. 

Dengan mengangkat tema Tokopedia’s Enterprise-Scale IT Management, tim teknologi Tokopedia membagikan pengalaman dan praktik terbaik mereka tentang bagaimana teknologi dapat memungkinkan 5.000 Nakama untuk bekerja dari rumah selama lebih dari satu tahun, serta memfasilitasi Nakama dengan sistem yang menunjang kebutuhan mereka selama bekerja dari rumah.

Work From Home

Pada Maret 2020 tim IT enterprise Tokopedia mulai mempersiapkan segala kemungkinan yang akan terjadi, sehingga hal pertama yang dilakukan adalah memastikan seluruh Nakama memiliki akses VPN yang memadai. 

Pada tahap tersebut, para tim IT mengadakan workshop di kantor Tokopedia dan Tokopedia Care untuk membantu Nakama dalam melakukan instalasi VPN dan memastikan bahwa setiap perangkat yang digunakan dapat tersambung VPN dengan baik, sehingga setiap proses development dan operasional dapat berjalan dengan lancar hingga saat ini.

Selain memastikan koneksi VPN, tim IT enterprise juga perlu mempersiapkan hal lainnya seperti memastikan produktivitas dan kesehatan Nakama, hingga bagaimana Tokopedia dapat tetap melaksanakan program kampanye. 

Melalui teknologi, Tokopedia dapat memastikan kolaborasi dan komunikasi antara Nakama tetap efektif. Dengan berbagai aktivitas yang dapat dilakukan secara daring, Nakama Tokopedia dapat tetap berinteraksi dengan anggota tim dan leader mereka masing-masing. Beberapa aktivitas tersebut adalah daily stand up, sprint planning, code review, deployment, customer care support, virtual office, regular meeting, townhall, sharing and learning session, hingga makan siang bersama. 

Memastikan kesehatan Nakama selama bekerja dari rumah juga merupakan salah satu tantangan yang dapat dijawab oleh teknologi. Melalui platform komunikasi Slack, tim teknologi Tokopedia membuat Slackbot bernama People Experience yang secara berkala dapat menanyakan kondisi kesehatan Nakama, baik secara fisik maupun mental. 

Untuk memfasilitasi Nakama dalam menjaga kesehatannya, tim IT Tokopedia bekerja sama dengan tim HR untuk menghadirkan program seperti Dokter Nakama, E-Counselling bersama Psikolog, Nakama Wellbeing, dan berbagai support group lainnya.

Sementara untuk mengukur performa dan produktivitas Nakama ketika WFH, tim teknologi Tokopedia membuat aplikasi internal bernama MyNakama yang dapat memudahkan para leader dan HR dalam menilai kinerja Nakama. Melalui fitur remote yang tersedia di aplikasi MyNakama, Nakama juga dapat mengisi daily task yang kemudian akan dilihat dan di-approve oleh masing-masing leader. 

Tantangan terakhir yakni bagaimana Tokopedia dapat menjalankan acara dan promo besar setiap bulannya, seperti Waktu Indonesia Belanja (WIB), dari rumah. Ketika saat dan sebelum acara berlangsung, tim IT enterprise perlu memastikan bahwa sistem dapat menerima jumlah kunjungan atau traffic dengan baik. 

Oleh karena itu, tim IT enterprise melakukan beberapa prosedur seperti melakukan unit dan integration test, bug bash, melakukan monitor dan alerting, automated load test yang biasa dilakukan sebelum acara berlangsung, weekly coordination, dry run, hingga sistem monitor pada saat acara berlangsung. 

Sepanjang tahun 2020 hingga 2021, tim teknologi Tokopedia juga telah berhasil mewujudkan salah satu DNA Tokopedia yakni Make it Happen, Make it Better. Pada akhirnya, bekerja dari rumah tidak membatasi tim teknologi Tokopedia untuk tetap memberikan yang terbaik bagi seluruh Nakama dan Tokopedia.